システム開発や保守を外部に委託する「システム外注」はメリットが多く、さまざまな業種の企業において利用されています。

特に下記のようなケースで利用されることが多いです。

・企業の業務拡大に伴い、システムの構築や運用に人員が不足している
・専門知識が必要なシステムの構築や運用に取り組みたい
・内部のシステム部署が非効率的な状態である

システム外注を利用することで、企業は人材や技術面での課題を解決できるメリットは大きいですが、逆にデメリットもあります。

この記事では、システム外注の使い方やメリット・デメリットについて解説します。

システム外注のメリット

システム開発や保守を外部に委託するメリットとして下記のようなものがあります。

1.専門的な知識や技術を利用できる

企業がシステム開発や保守を自社で行いたいとしても、必要な知識や技術を持つ人員がいない場合があります。

システム外注を利用することで外部の専門家の知識や技術を利用することができ、より高度なシステムの開発や保守が可能になり、ビジネスの発展につながる可能性があります。

また、システム外注を利用することで、自社の社員のスキルアップにもつながるメリットもあります。

外部のスキルの高い専門家から知識や技術を学ぶことで、自社社員が専門的な知識や技術を習得することができるため、自社の技術力の向上につながり外部と連携するメリットは大きいです。

2.コスト削減が可能

システム開発や保守に必要な設備や人材を自社で用意する場合、多額のコストがかかることがあります。

外注を活用することで、設備や人材を外部に委託することができます。このためコスト削減が可能になります。

自社で開発を行う場合、開発スキルを持つ社員の雇用や配置、開発環境を整える設備投資などの費用が発生しますが、システム外注を利用することで自社のビジネスに集中することができ、生産性を向上させられます。

3.柔軟な対応が可能

自社でシステム開発や保守を行う場合、技術や設備の変化に迅速に対応することが難しい場合があります。

しかし、システム外注を利用することで、外部の専門家による柔軟な対応が可能になります。

外部の専門家は、最新の技術や設備に詳しいため、自社での対応が不要となり、最新の技術を利用することができるようになるメリットは大きいでしょう。

システム外注のデメリット

システム外注には下記のようなデメリットもあります。

1.情報漏洩のリスク

企業が外部の専門家にシステム開発や保守を委託する場合、情報漏洩のリスクがあります。

外部の専門家が企業の機密情報にアクセスすることになるため、漏洩の可能性が出てくるのは当然でしょう。

契約時に顧客情報や機密情報に関する契約書の取り交わしを行っているはずですが、システム外注を利用する場合には自社でもセキュリティ対策に十分な注意を払う必要があります。

セキュリティの確保に失敗すると、企業の評判が損なわれるだけでなく業績にも直結する可能性があるため慎重な管理が必要です。

2.コミュニケーションの課題

システム外注を利用する場合、外部の専門家と企業の社員とのコミュニケーションが課題となることがあります。

専門用語や業界用語が異なるため、コミュニケーションの壁が生じる可能性があり、外部の専門家が自社の業務の内容を理解していない場合、開発の遅延やミスの発生につながる可能性があります。

3.開発の品質が保証されない可能性

システム外注を利用する場合、外部の専門家が開発したシステムの品質について、十分な保証が得られない可能性があります。

品質に問題があった場合、企業が外部の専門家に責任を追及することが難しい場合があるため、システム外注を利用する場合には、信頼できる専門家を選定することが重要です。

システム外注の上手な使い方

システム外注の導入にあたっては、企業の業務内容や目的に合わせて、外部の専門家を選定することが重要です。

外注先エンジニアの経験や技術、価格などを比較し、自社に最適な外注先を選定しましょう。

１、契約書について

システム外注を利用する場合、開発期間や開発費用、品質保証に関する条項などが含まれた契約書の取り交わしを行いましょう。

システムの完成やリリース後の機密情報などに関して含まれているため、読み合わせを行い、自社と外注先の双方が合意した内容が記載されていることを確認し契約を結ぶことが大事です。

２、コミュニケーションについて

システム開発を外部に委託する場合コミュニケーションの円滑化が必要ですが、外注先は専門家のため発注者にとって一般的な用語ではない単語やフレーズが出る可能性があります。

お互いの認識にズレや齟齬が発生しないよう定期的な報告会や進捗確認のミーティングを設定することが効果的です。

３、セキュリティ対策について

システム開発には、セキュリティ対策にも十分な注意が必要です。

外部のエンジニアが自社の機密情報にアクセスすることもあるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えるために、適切なセキュリティ対策を導入することが必要となります。

４、仕様変更や品質管理について

システム開発を開始する前に要件定義や仕様打ち合わせなどを行いますが、開発を進める中で機能の追加や仕様の変更が発生する場合があります。

都度、打ち合わせして調整できる外注先が望ましいです。

また、品質に問題があった場合、自社と外注先で十分な調整ができるように、契約書に品質保証に関する条項を盛り込むことも忘れないようにしましょう。

５、開発スケジュールの管理

システム開発では、開発期間の遅延や予算の超過が発生する可能性があるためスケジュールや進捗管理の徹底が必要です。

開発の進捗状況や費用を定期的なミーティングで把握し、予期せぬ問題が発生した場合には、早期に対処することが重要です。

システム外注の使い方のまとめ

自社で人員や設備を導入することなく必要なシステムを開発してくれるため、システム開発を外部に委託するメリットは大きいです。

しかし外部に委託する以上、セキュリティや品質保証、コミュニケーションの課題などにも注意する必要があります。

契約前には複数のシステム開発会社に問い合わせを行い、開発スキルや予算、開発期間などをチェックし、自社にとって最適な専門家を選定することで、システム外注を効果的に利用することができます。