派遣会社の求人応募者追客システム

正社員採用・契約社員採用・人材派遣採用において「求人応募者追客システム」という管理システムをご存知でしょうか？一般的に採用管理システム」「採用支援システム」と称されるもので、
ATS（Applicant Tracking System）と略称ならご存知ではないでしょうか？「求人応募者追客システム」は、採用応募者受付から内定まで、応募者一人ひとりの進行状況を一元で管理できるシステムのことです。企業・団体の採用担当部門・人材派遣企業において、業務の効率化を図ることと、採用工程を可視化して分析する採用戦略に欠かせない仕組みとして、導入している企業が増えている傾向にあります。
これから「求人応募者追客システム（以下、ATSと略します）」とは何か？ATSを導入する目的、メリット・デメリットを紹介します。

目次
１．ATSとは何か？
２．ATSを導入する目的を紹介します
３．ATSのメリットを紹介します
４．ATSのデメリットを紹介します
まとめ

１．ATS（求人応募者追客システム）と何か？

求人応募者追客システムのATSは、Applicant（応募者）Tracking System（追跡システム）の頭文字3桁で構成される略称で、「採用管理システム」「採用支援システム」を示します。
新卒者採用で一度に多くの社員を採用する企業・団体、事業拡大で多くの職種を中途採用する企業・団体、派遣労働者登録企業は、応募者の管理が煩雑です。今までは、各企業・団体が応募者の履歴書経歴データ・面接の評価・選考の進捗状況など、応募者一人ひとりの状況を、MS Excel等の表計算ソフトを使用して管理していました。ATSは、表計算ソフトを使用せずに、応募から入社まで一元で管理できるパッケージシステムです。ATSの一般的な機能は、履歴書管理・経歴書管理・応募者の選考状況管理・応募者の評価データ管理・面接の日程調整・内定状況等が用意されています。ATSは、企業・団体がもつ人事管理システムではなく、応募者・採用者管理システムとして、積極的に活用する企業が増えています。とくに、日々人材採用をしている派遣労働者登録企業は、情報の共有化と業務の効率化が図れます。

２．ATSを導入する目的を紹介します

ICTの飛躍的な進歩により、求人応募は紙媒体から、インターネットを介したデータ管理に変遷しています。そのため、エントリーシートの収集・応募募集の仕方・書類選考等の選考内容が複数化・煩雑化しています。書類選考や面談選考を効率よく進めるうえで、応募人材の個人情報管理・採用部門での情報共有の仕組みが重要になっています。この課題を解決するために開発された仕組みがATS（求人応募者追客システム）です。
ATSの導入で、履歴書・経歴書の管理・応募者の選考状況管理・応募者の評価データ管理・面接の日程調整・内定状況・不採用通知等を管理することで、複数の採用関係者が情報を共有できるようになります。さらに、応募人材のデータ分析が容易になり、採用業務の効率化が図れるようになりました。また、派遣労働者登録企業は、契約企業の職種とのマッチングさせる業務の効率化が図れるようになっています。

３．ATSのメリットを紹介します

３－１．採用候補者を一元管理できること

採用方法・採用形態が煩雑化している状況下で、採用候補者の取り扱いをした担当者が各自で情報を保存・保有すると、求職応募者は、担当者が不在だと進行状況がわからないことになります。当初から「あなたの担当の○○です」と決まっていればよいのですが、採用方法が複雑化し、採用にかかわる関係者も複数部門にわたる状況のなかでは、採用候補者の情報を一元管理することが重要なポイントです。採用候補者の情報を一元管理する機能が盛り込まれて開発されたシステムがATSです。ATSの導入で、採用に関わる担当者が、採用候補者情報を分かり易く確認・共有できるようになりました。「あなたの担当の○○です」は不要になり、業務の効率化が図れます。

３－２．選考情報を社内共有しやすいこと

採用方法が複雑化する状況下で、選考をする部門・選考する条件が多岐にわたるようになっています。今までは、メール・紙媒体の共有では、採用候補者の情報共有ができず、進行の漏れ・タイムロス、採用候補者情報の紛失等、個人情報に関わる漏洩の問題に発展します。
ATSの導入で、採用候補者情報をシステム上で一元管理することで、選考にかかわる部門・担当者間の情報共有が可能となります。面接予定・面接した応募者の状況・面接後の進捗状況の情報共有ができるので、業務の効率化が図れます。

３－３．情報更新がしやすいこと

特に人材派遣の採用業務は、求人要件・求人の状況（求人中・求人終了・員数の変更）などが随時更新されていきます。同一企業で複数ポジションの採用を実施しているケースでは、採用部門との確認・共有だけでも多岐にわたります。人材派遣元のお得意先様への情報更新も工数がかかります。情報の更新と共有をすることで、人材派遣元のお得意先様への情報の更新・共有をタイムリーに実施できるメリットがあり、採用候補者情報を最新化する業務の効率化を図れます。

４．ATSのデメリットを紹介します

４－１．社内に適したATSを導入しないと、ATSの効果が発揮されません

ATSは、多くのITベンダー企業やクラウドサービスをリリースしています。社内の採用の仕組みに適したATSを選択するようにしましょう。レアケースだと思いますが、社内の採用の仕組みに適さないATSを選定すると、業務が効率化されずに導入したATSに振り回されてしまいます。導入費用・運用費用の費用負担が大きく、デメリットになります。ATSを導入したときの費用対効果を勘案して、検討・選定することが重要です。

４－２．システム活用を徹底できないと導入効果が得られません

ATSは、採用候補者情報の一元管理することが目的です。そのため、ATSの活用を徹底する必要があります。コンピュータが苦手な採用担当者や面接官がいて、ATSに最新状況を更新しないと、採用候補者情報の一元管理することができません。採用に関係する担当者がATSシステムを活用し、システム上で採用候補者情報を共有する目的を周知・徹底することが重要です。コンピュータが苦手な担当者には、サポーターを付けておくことも検討しましょう。

まとめ

ATSを導入するために、導入に向けた社内の仕組み作り・現場への導入支援・社内講習会の開催。ヘルプデスクを整えるよう準備することが大切です。社内でシステム活用が順調に機能するようになると、業務効率化が図れます。ATSを導入する前に費用対効果を勘案することが大切です。



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