システム導入で業務効率化を実現

最近は企業の業務効率化を図るために、システム開発を外部に委託し導入する企業が増えています。

システム外注は企業が自社で行うべきではない業務を専門の外部に委託することで、コストを削減しつつ効率的なシステムの導入などが行えます。

専門的な知識や技術を持つ企業にシステム開発をおまかせすることで、効率的な業務運営につながるためメリットが大きいです。

今回は、システムを導入することで業務効率化に成功した企業の事例をご紹介します。

【事例1】老舗温泉旅館「元湯陣屋」（旅館、宿泊）

元湯陣屋は、IT導入により業務効率化を実現しています。

まず予約システムの導入により、従来の電話予約からオンライン予約への移行を実現。

従業員が電話応対に費やしていた時間を大幅に短縮することができ、その分、顧客サービスに注力することができるようになったそうです。

また、顧客管理システムの導入により顧客情報を一元管理することができるようになりました。

顧客からの問い合わせに対応する際に、過去の利用履歴や嗜好を参考にしたサービス提供が可能になりました。

さらに、従業員の勤怠管理システムの導入により従業員の出退勤管理が効率化。従業員の勤務時間やシフト管理が正確に行われ給与計算のミスも減っています。

以上のように、IT導入により、元湯陣屋は業務効率化を実現し、従業員の負担軽減と顧客サービス向上につながったという事例です。

（参考資料： 東洋経済ONLINE）

【事例2】株式会社ハマヤ（手芸材料の卸問屋）

株式会社ハマヤは、IT導入により業務効率化を実現しました。

まず、在庫管理システムの導入により、商品の在庫状況がリアルタイムに把握できるようになりました。

在庫切れや過剰在庫の発生を防止し、商品の売上を最適化することができるようになったそうです。

また、販売管理システムの導入により販売データの管理が効率化。商品の売上状況や顧客の購買履歴などの情報を把握することができ、販売戦略の改善やマーケティング戦略の立案がより正確に行えるようになりました。

以上のように、IT導入により、株式会社ハマヤは業務効率化を実現し顧客サービスの向上や販売効率の最適化につながっています。

（引用元： 全国中小企業クラウド実践大賞）

（参考： YouTube「グロースの翼：ＤＸは歩み寄り／ハマヤ（京都市）」）

【事例集】近畿経済産業局

近畿経済産業局　産業部　サービス産業室のページにサービス業のIT導入事例が掲載されています。

宿泊や飲食、介護や美容など複数の業種でのIT導入事例があるため、参考にしてみてください。

（参照：近畿経済産業局「生産性向上を実現！サービス業のIT導入事例集 」）

以上のように、システムを導入することで、企業は業務効率化を図ることができます。

自社内でシステム開発できる環境があれば改善しやすいのは確かですが、人員がいないからと言って改善できないわけではありません。

外部に開発業務を委託することで、専門的な知識や技術を持つ企業に任せることができ、業務運営の効率化につながります。

ただし、システム外注には注意点もあります。

外部企業との契約内容を明確にすることや、情報漏洩のリスクについて考慮することが必要です。

また、外部企業とのコミュニケーションの問題が発生することもあるため、企業は事前に対策を検討し、システム外注を導入することが重要と言えます。

さいごに：システム外注をする企業は今後も増加

今後も、システム外注を活用して業務効率化を図る企業が増えることが予想されます。

外部企業との適切な契約やコミュニケーションを行い、リスクを最小限に抑えながら、業務効率化を実現することが求められます。

新しいシステムを導入する際は大変な労力が必要となりますが、その後の効率的な業務を考えると、検討するメリットは大きいでしょう。

システム開発や保守を外部に委託する「システム外注」はメリットが多く、さまざまな業種の企業において利用されています。

特に下記のようなケースで利用されることが多いです。

・企業の業務拡大に伴い、システムの構築や運用に人員が不足している
・専門知識が必要なシステムの構築や運用に取り組みたい
・内部のシステム部署が非効率的な状態である

システム外注を利用することで、企業は人材や技術面での課題を解決できるメリットは大きいですが、逆にデメリットもあります。

この記事では、システム外注の使い方やメリット・デメリットについて解説します。

システム外注のメリット

システム開発や保守を外部に委託するメリットとして下記のようなものがあります。

1.専門的な知識や技術を利用できる

企業がシステム開発や保守を自社で行いたいとしても、必要な知識や技術を持つ人員がいない場合があります。

システム外注を利用することで外部の専門家の知識や技術を利用することができ、より高度なシステムの開発や保守が可能になり、ビジネスの発展につながる可能性があります。

また、システム外注を利用することで、自社の社員のスキルアップにもつながるメリットもあります。

外部のスキルの高い専門家から知識や技術を学ぶことで、自社社員が専門的な知識や技術を習得することができるため、自社の技術力の向上につながり外部と連携するメリットは大きいです。

2.コスト削減が可能

システム開発や保守に必要な設備や人材を自社で用意する場合、多額のコストがかかることがあります。

外注を活用することで、設備や人材を外部に委託することができます。このためコスト削減が可能になります。

自社で開発を行う場合、開発スキルを持つ社員の雇用や配置、開発環境を整える設備投資などの費用が発生しますが、システム外注を利用することで自社のビジネスに集中することができ、生産性を向上させられます。

3.柔軟な対応が可能

自社でシステム開発や保守を行う場合、技術や設備の変化に迅速に対応することが難しい場合があります。

しかし、システム外注を利用することで、外部の専門家による柔軟な対応が可能になります。

外部の専門家は、最新の技術や設備に詳しいため、自社での対応が不要となり、最新の技術を利用することができるようになるメリットは大きいでしょう。

システム外注のデメリット

システム外注には下記のようなデメリットもあります。

1.情報漏洩のリスク

企業が外部の専門家にシステム開発や保守を委託する場合、情報漏洩のリスクがあります。

外部の専門家が企業の機密情報にアクセスすることになるため、漏洩の可能性が出てくるのは当然でしょう。

契約時に顧客情報や機密情報に関する契約書の取り交わしを行っているはずですが、システム外注を利用する場合には自社でもセキュリティ対策に十分な注意を払う必要があります。

セキュリティの確保に失敗すると、企業の評判が損なわれるだけでなく業績にも直結する可能性があるため慎重な管理が必要です。

2.コミュニケーションの課題

システム外注を利用する場合、外部の専門家と企業の社員とのコミュニケーションが課題となることがあります。

専門用語や業界用語が異なるため、コミュニケーションの壁が生じる可能性があり、外部の専門家が自社の業務の内容を理解していない場合、開発の遅延やミスの発生につながる可能性があります。

3.開発の品質が保証されない可能性

システム外注を利用する場合、外部の専門家が開発したシステムの品質について、十分な保証が得られない可能性があります。

品質に問題があった場合、企業が外部の専門家に責任を追及することが難しい場合があるため、システム外注を利用する場合には、信頼できる専門家を選定することが重要です。

システム外注の上手な使い方

システム外注の導入にあたっては、企業の業務内容や目的に合わせて、外部の専門家を選定することが重要です。

外注先エンジニアの経験や技術、価格などを比較し、自社に最適な外注先を選定しましょう。

１、契約書について

システム外注を利用する場合、開発期間や開発費用、品質保証に関する条項などが含まれた契約書の取り交わしを行いましょう。

システムの完成やリリース後の機密情報などに関して含まれているため、読み合わせを行い、自社と外注先の双方が合意した内容が記載されていることを確認し契約を結ぶことが大事です。

２、コミュニケーションについて

システム開発を外部に委託する場合コミュニケーションの円滑化が必要ですが、外注先は専門家のため発注者にとって一般的な用語ではない単語やフレーズが出る可能性があります。

お互いの認識にズレや齟齬が発生しないよう定期的な報告会や進捗確認のミーティングを設定することが効果的です。

３、セキュリティ対策について

システム開発には、セキュリティ対策にも十分な注意が必要です。

外部のエンジニアが自社の機密情報にアクセスすることもあるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えるために、適切なセキュリティ対策を導入することが必要となります。

４、仕様変更や品質管理について

システム開発を開始する前に要件定義や仕様打ち合わせなどを行いますが、開発を進める中で機能の追加や仕様の変更が発生する場合があります。

都度、打ち合わせして調整できる外注先が望ましいです。

また、品質に問題があった場合、自社と外注先で十分な調整ができるように、契約書に品質保証に関する条項を盛り込むことも忘れないようにしましょう。

５、開発スケジュールの管理

システム開発では、開発期間の遅延や予算の超過が発生する可能性があるためスケジュールや進捗管理の徹底が必要です。

開発の進捗状況や費用を定期的なミーティングで把握し、予期せぬ問題が発生した場合には、早期に対処することが重要です。

システム外注の使い方のまとめ

自社で人員や設備を導入することなく必要なシステムを開発してくれるため、システム開発を外部に委託するメリットは大きいです。

しかし外部に委託する以上、セキュリティや品質保証、コミュニケーションの課題などにも注意する必要があります。

契約前には複数のシステム開発会社に問い合わせを行い、開発スキルや予算、開発期間などをチェックし、自社にとって最適な専門家を選定することで、システム外注を効果的に利用することができます。